Sous la responsabilité de la Responsable du développement & de l’engagement bénévole, ce poste joue un rôle essentiel dans le recrutement, la coordination et l'accompagnement de bénévoles qualifiés qui interviennent à bord de navires-hôpitaux opérant dans des régions d'Afrique aux ressources limitées. Votre contribution sera à la fois significative et essentielle. En collaboration avec vos collègues, vous contribuerez à mobiliser les Canadien.ne.s en mettant en œuvre des stratégies de recrutement ciblées et en favorisant des améliorations organisationnelles visant principalement à pourvoir des postes de bénévoles dans les domaines médical, de gestion, d’éducation et de fonctions connexes. Le poste met l’accent sur l’accueil et l’intégration des bénévoles à la mission d’offrir des soins chirurgicaux et de la formation afin de solidifier les systèmes de santé des pays hôtes. Les principales responsabilités comprennent la mise en œuvre de plans de recrutement efficaces, le soutien aux processus de sélection et de placement pour les candidats, tant anglophones que francophones, ainsi que la collaboration avec le personnel de Mercy Ships Canada et les collègues internationaux dans un environnement de communication interfonctionnel et interculturel. Ce poste mettra particulièrement l'accent sur des tâches administratives : le recrutement et la recherche de bénévoles, la sélection et le tri des bénévoles, ainsi que leur intégration et leur déploiement. Chaque conseiller gère un secteur ou groupe de professions en fonction des priorités en matière de placement des bénévoles, pour ce poste les secteurs chirurgicaux et hospitaliers sont ciblés. Capacité d’adaptation, enthousiasme et esprit d’amélioration continue sont indispensables, car les priorités peuvent évoluer en fonction des besoins organisationnels changeants de Mercy Ships International et des efforts continus en matière de santé et de développement dans les régions mal desservies. Ce poste comprend, de façon ponctuelle, la représentation de l’organisation auprès du public externe. Il s'agit d'un poste à distance et bilingue (français/anglais). Les candidats doivent démontrer leur capacité à travailler efficacement dans un environnement de travail à distance. Ce que vous ferez Travail d'équipe interfonctionnel et interculturel Travailler en étroite collaboration avec le responsable du développement et de l'engagement des bénévoles, ainsi qu'avec les autres conseillers en placement de bénévoles, coordinateurs et dirigeants de l'organisation, afin d'aligner les efforts du programme des équipes de bénévoles sur les objectifs généraux de l'organisation. Participer de manière proactive aux réunions et initiatives de l'équipe pour relever les défis, trouver des solutions et tester de nouvelles initiatives, tout en faisant preuve d'un engagement fort envers les résultats communs. Collaborer avec les membres de l'équipe de Mercy Ships International, y compris les professionnels du recrutement et de la dotation en personnel, l'académie, l'aumônerie et d'autres communautés de pratique, afin de résoudre les problèmes de manière proactive, de partager les meilleures pratiques et de mettre en commun les réseaux. Se tenir informé des dernières évolutions en matière de recrutement des ressources humaines bénévoles et des avancées pertinentes du secteur en participant à des formations, en lisant des publications professionnelles, en entretenant des réseaux personnels et/ou en adhérant à des organisations professionnelles, afin de comprendre les tendances et les enjeux liés au secteur, au bénévolat, etc. Recrutement et sélection des bénévoles Contribuer à l'élaboration et à la mise en œuvre de stratégies visant à recruter des professionnels issus de divers horizons — personnel soignant en bloc opératoire et en service — prêts à s'engager conformément à la mission et aux valeurs de l'association. Établir et entretenir des relations avec les bénévoles, en partageant les opportunités et en suscitant un sentiment d'utilité, tout en accueillant des bénévoles de tous horizons qui adhèrent à la philosophie de l'organisation caritative. Collaborer avec les équipes internationales et les organisations partenaires afin d'aligner le recrutement sur les besoins opérationnels. Préparer de manière proactive, assister et assurer un suivi rapide des réunions avec les collègues de Mercy Ships International afin de discuter de l'orientation et des besoins en équipage bénévole. Apporter des contributions au contenu créatif des nouveaux supports et campagnes de recrutement (vidéos, brochures, bannières, etc.). Organiser, participer et promouvoir des webinaires ainsi que d’autres événements et activités de recrutement. Apporter des contributions et des conseils sur l’efficacité des canaux de recrutement des bénévoles et des budgets alloués. Sélection et évaluation des bénévoles Effectuer un premier contact de suivi et mener des entretiens d'information afin de cerner la motivation, les points forts et la disponibilité de chaque bénévole. Procéder à une première évaluation des candidats afin de s'assurer qu'ils répondent aux critères spécifiques du poste ou de leur proposer d'autres postes. Collaborer avec les responsables des ressources et les dirigeants de Mercy Ships International afin de bien comprendre les programmes de l'organisation et d'identifier les besoins actuels et futurs en matière de bénévolat. Fournir un retour d'information à Mercy Ships International sur les questions des bénévoles concernant les descriptions de poste, en précisant les tâches spécifiques, le temps à consacrer et les compétences requises. Participer à des activités visant les bénévoles dans des postes en fonction de leurs compétences, de leur expérience et de leur disponibilité, dans le cadre de la culture organisationnelle confessionnelle. Intégration et déploiement des bénévoles Soutenir la formation préalable au déploiement, notamment en ce qui concerne les valeurs fondées sur la foi (en particulier pour les volontaires à long terme), la sensibilité culturelle et la préparation opérationnelle. Aider à fournir des informations aux volontaires ou les orienter vers les bons interlocuteurs pour répondre à leurs questions d'ordre logistique, telles que les visas, les certificats médicaux, les plans de voyage et les sessions d'orientation. Mener à bien les procédures de Mercy Ships Canada nécessaires pour faciliter les changements de poste ou les transitions lorsque les volontaires recherchent de nouveaux défis ou ont besoin d'ajustements. Services de gestion du personnel bénévole et services administratifs Consulter les membres de l’équipe et collaborer avec eux pour établir les priorités de travail, notamment en matière de planification et de suivi, afin de répondre aux besoins essentiels en matière de bénévolat et de développer le vivier de talents. Se tenir informé de l’actualité concernant la gestion du personnel bénévole de Mercy Ships Canada, notamment en ce qui concerne les départements, les politiques et les procédures de Mercy Ships relatifs aux engagements minimaux, aux conditions requises pour le bénévolat et aux exigences des postes. Mettre à jour, affiner et apporter des contributions aux politiques et procédures relatives aux bénévoles, ainsi qu'aux processus opérationnels, y compris les guides, formulaires et documents destinés aux équipages bénévoles canadiens. Tenir des registres détaillés du recrutement et du placement des bénévoles, et fournir de manière proactive des commentaires et des suggestions pour la mise en œuvre de nouveaux processus opérationnels. Aider les bénévoles canadiens à établir leur budget de mission, coordonner les préparatifs de voyage et confirmer les exigences en matière d'assurance. Soutien, promotion et fidélisation des bénévoles Servir de point de contact central pour les bénévoles, en répondant à leurs questions, préoccupations et difficultés avec empathie et professionnalisme. Donner l’exemple et contribuer à créer un environnement positif et inclusif, reflétant les valeurs d’une association caritative chirurgicale d’inspiration chrétienne, en adoptant une attitude accueillante qui permette aux bénévoles potentiels issus d’une société multilingue et pluraliste de se sentir valorisés, respectés et encouragés à envisager de servir à bord des plus grands navires-hôpitaux civils au monde de l’organisation. Maintenir une communication régulière avec les bénévoles (en particulier ceux engagés sur le long terme), en leur offrant un soutien émotionnel et pratique pendant leurs missions, notamment en les orientant vers les ressources organisationnelles appropriées. Valoriser les contributions des bénévoles par le biais d’initiatives de reconnaissance, de bulletins d’information, de publications sur les réseaux sociaux ou d’événements de remerciement. Mettre en place des mécanismes de retour d’information continu afin d’améliorer sans cesse l’expérience des bénévoles. Ce que nous recherchons : qualifications et expérience Un Baccalauréat en ressources humaines, commerce, marketing, communication ou dans un domaine connexe tel que la santé. Une combinaison de formation et d’expérience professionnelle pertinente sera également prise en considération. Une expérience dans un poste lié au secteur de la santé ou dans des fonctions professionnelles permettant d’acquérir des compétences directement transférables en matière de recrutement, de placement de bénévoles, de coordination ou de fonctions de conseil similaires — de préférence dans un environnement interculturel, au sein d’une organisation à but non lucratif ou dans le secteur de la santé. Compétences & aptitudes clés Excellentes aptitudes en communication interculturelle et en relations interpersonnelles pour susciter l'intérêt, motiver et nouer des relations avec des bénévoles et des candidats potentiels. Capacité à travailler en collaboration et de manière autonome, à gérer efficacement son temps, à prioriser les tâches et à atteindre les objectifs de recrutement. Solides compétences en matière d’autogestion, d’organisation et d’administration. Compétences fondamentales en ressources humaines, notamment en communication interculturelle, en adaptation aux besoins de planification des effectifs, ainsi qu’une volonté d’adopter de nouveaux processus ou systèmes de gestion en matière de ressources humaines. Utilisation d’une approche analytique pour suivre et évaluer les progrès des initiatives de transformation organisationnelle du programme des équipes de bénévoles. La maîtrise de l'anglais et du français est fortement souhaitée. Qualités personnelles Une passion pour le développement international ou l’action humanitaire, en parfaite adéquation avec la mission de l’organisation, fondée sur la foi chrétienne. Une attitude proactive et orientée vers les solutions, ainsi qu’une forte volonté de s’investir auprès des personnes et d’améliorer les processus de recrutement des bénévoles et de dotation en personnel. De solides compétences en communication interpersonnelle et interculturelle, notamment la capacité à mener des entretiens pouvant s’avérer délicats, en particulier lors du processus de sélection des bénévoles, afin d’aider les candidats à prendre des décisions éclairées. Capacité à travailler à distance ou dans un environnement hybride, en collaborant avec différentes régions et fuseaux horaires tout en restant concentré et autonome. Volonté de relever les défis liés aux anciens systèmes de suivi des candidats (ATS) et aux bases de données de recrutement, et de s'adapter à de nouveaux processus opérationnels pour un placement et une gestion efficace des bénévoles. Exigences supplémentaires Être capable et disposé à travailler au sein d'une organisation caritative d'inspiration chrétienne afin de promouvoir et de soutenir activement la mission de Mercy Ships et le programme de bénévolat. Adopter un comportement qui témoigne de la compréhension et du respect envers les personnes de toutes cultures et confessions, tout en respectant les valeurs de Mercy Ships. https://mercyships.ca/fr/a-propos/notre-mission/ Vérification du casier judiciaire satisfaisante (requise lors de l'embauche). Être légalement autorisé à travailler au Canada. Conditions de travail Participation à des réunions virtuelles et en personne autant au Canada qu’à l’international (pontuel). Déplacements : certains déplacements avec nuitée seront nécessaires. Semaine de travail de 40 heures : quarts de travail de 8 heures du lundi au vendredi, avec une certaine flexibilité pour organiser l'horaire de travail autour des heures de bureau de 8 h à 16 h (dans le fuseau horaire où se trouve la personne) après la fin de la période d'essai. Les conditions de travail de Mercy Ships Canada sont conformes aux lois provinciales pertinentes sur les normes d'emploi. Salaire entre 65 000$ et 75 000$
Reporting to the Development & Volunteer Engagement Lead, this role plays a vital part in recruiting, coordinating, and supporting skilled volunteers who serve aboard hospital ships operating in low-resource settings across Africa. Your contribution will be both meaningful and valued. Working collaboratively with colleagues, you will help mobilize Canadians by implementing targeted recruitment strategies and driving organizational improvements to primarily fill volunteer crew roles in the medical sector, management, educational and related roles. The position focuses on creating a welcoming environment, aligning volunteers with the mission to provide free surgical care and capacity-building initiatives. Keys responsibilities include contributing to and implementing effective recruitment plans, supporting screening and staffing process for English- and French-speaking applicants and collaborating with Mercy Ships Canada staff and international colleagues in a cross-functional and cross-cultural communication environment. A specific administrative emphasis on the role will be on : volunteer recruitment & sourcing, volunteer screening & selection and onboarding & deployment. Each Advisor manages a portfolio of roles or occupational families—primarily in surgical and ward sectors—based on volunteer placement priorities. Professional agility, enthusiasm, and a growth mindset are essential, as priorities may shift in response to Mercy Ships International’s evolving organizational needs and ongoing healthcare and development efforts in underserved regions. Representing the organization to external audiences is a secondary aspect of this role. This is a remote bilingual (French/English) position. Candidates should demonstrate effectiveness in a remote work environment. What You Will Do Cross-functional and Cross-cultural Teamwork Work closely with the Development and Volunteer Engagement Lead and other volunteer placement advisors, coordinators, and organizational leaders to align volunteer crew program efforts within broader organizational goals. Proactively participate in team meetings and initiatives to address challenges, brainstorm solutions, and pilot new initiatives while demonstrating a strong commitment to shared outcomes. Collaborate with the Mercy Ships International team members, including the recruitment and staffing professionals, the academy, chaplaincy and other communities if practice; to proactively resolve issues, share best practices and networks. Stay abreast of volunteer human resource recruiting and relevant industry advancements by participating in educational opportunities, reading professional publications, maintaining personal networks, and/or joining professional organizations, understanding the trends and issues pertinent to the industry, volunteerism, etc. Volunteer Recruitment & Sourcing Contribute to and help implement strategies to recruit diverse professionals — surgical and ward healthcare professionals —who are prepared to serve in alignment with the charity's mission and values. Build and nurture relationships with volunteers, sharing opportunities and inspiring a sense of purpose, while embracing volunteers of all backgrounds who support the charity's ethos. Collaborate with global teams and partner organizations to align recruitment with operational needs. Proactively prepare for, attend, and promptly follow up on meetings with Mercy Ships International colleagues to discuss direction and volunteer crew needs. Provide inputs for the creative content for new recruiting materials and campaigns (videos, brochures, banners, etc.). Organizing, participating in, and promoting webinars and other recruitment functions and activities. Provide input and advice on the effectiveness of volunteer recruiting channels and budgets. Volunteer Screening & Selection Conduct initial follow-up contact and informational interviews to understand each volunteer’s motivation, strengths, and availability. Provide initial candidate screening to ensure they meet role-specific qualifications or suggest alternative roles. Collaborate with Mercy Ships International resource managers and leaders to deeply understand the organization’s programs and identify present and future volunteer needs. Provide feedback to Mercy Ships International on volunteer questions related to role descriptions for volunteer positions, outlining specific tasks, time commitments, and required skills. Engage in activities that match and place volunteers with positions based on their skills, experience, availability, within the context of the faith-based organizational culture. Onboarding & Deployment Support the pre-deployment orientation, including faith-oriented values (especially for longer-term volunteers), cultural sensitivity, and operational readiness. Help provide or direct volunteers to the right colleagues to address questions about logistics, such as visas, medical clearances, travel plans, and orientations. Complete the Mercy Ships Canada processes necessary to facilitate role changes or transitions when volunteers seek new challenges or require adjustments. Mercy Ships Canada Volunteer Crew Staffing and Administrative Services Consult with and collaborate with team members to prioritize work, including planning and follow-up to address critical volunteer needs and build the talent community. Maintain current knowledge of Mercy Ships Canada's volunteer crew staffing regarding Mercy Ships' departments, policies, and procedures regarding minimum commitments, volunteering requirements, and position requirements. Update, refine, and provide input on volunteer policy and procedures, and on business processes, including the Canadian volunteer crew guidebooks, forms, and documents. Maintain detailed records of volunteer recruitment and placements and proactively provide feedback and insights to implement new business processes. Assist Canadian volunteers in developing their service budgets, coordinate travel arrangements, and confirm insurance requirements. Work closely and collaboratively with staff to monitor the overall volunteer crew fundraising efforts on behalf of Mercy Ships Canada and serve as the "voice" of the volunteers regarding fundraising needs and strategies within the organization. Complete a variety of administrative tasks in collaboration with MSCA colleagues to support Canadian volunteers in fulfilling their service commitments, such as providing information and records necessary to coordinate the payment of monies to Mercy Ships International related to the volunteer crew program or reimbursable expenses to Canadian volunteers. Contribute to the completion of MSCA's reporting requirements related to the status of the volunteer recruitment goals and perform data-driven analysis of recruitment and volunteer crew staffing efforts. Volunteer Support Advocacy & Retention Act as a central point of contact for volunteers, addressing queries, concerns, and challenges with empathy and professionalism. Model and help foster a positive and inclusive environment that reflects the values of a Christian faith-based surgical charity by doing so in a welcoming manner where potential volunteers from a linguistically diverse and pluralistic society feel valued, respected, and empowered to consider serving on the organization’s world’s largest civilian hospital ships. Maintain ongoing communication with volunteers (especially longer-term), offering emotional and practical support during their assignments by directing them to the right organizational resources. Celebrate volunteer contributions through recognition initiatives, newsletters, social media highlights, or appreciation events. Implement continuous feedback mechanisms to enhance the volunteer experience continually. What We are Looking for Qualifications & Experience A bachelor’s degree in human resources, business, marketing, communications or a related field such as healthcare. Alternatively, a combination of education and relevant work experience will be considered. Experience in a related healthcare role or professional roles with directly transferable skills in recruitment, volunteer placement, coordination, or similar advisory functions—ideally within a cross-cultural, nonprofit or healthcare sector environment. Key Skills & Competencies Excellent cross-cultural communication and interpersonal skills to engage, inspire, and build relationships with potential volunteers and candidates. Ability to work collaboratively and independently, manage time effectively, prioritize tasks, and meet recruitment targets. Strong self-leadership, organizational and administrative skills. Core human resource competencies, including cross-cultural communications, adjusting to workforce planning needs, a willingness to adopt new human resources business processes and technology. Use analytical insights to monitor and gauge progress on volunteer crew program organizational transformation initiatives. English and French proficiency is highly desired. Personal Attributes Passion for international development or humanitarian work that is deeply aligned with the organization’s Christian faith-based mission. Proactive and solution-oriented, with a strong desire to invest in people and improve volunteer recruitment and staffing processes. Effective interpersonal and cross-cultural communication skills, including the ability to have potentially challenging conversations, particularly during the volunteer vetting process, to help applicants make informed decisions. Ability to work remotely or in a hybrid environment, collaborating across different regions and time zones while maintaining focus and self-direction. A willingness to apply a growth mindset to address challenges with legacy applicant tracking systems (ATS) and recruitment databases, and adapt to new business processes for effective volunteer placement and management. Additional Requirements Able and willing to work in a Christian-faith-based charity to proactively promote and support the mission of Mercy Ships and volunteer crew program. Acts in ways that demonstrate understanding and respect for people from all cultures and faith perspectives, while also honouring a commitment to Mercy Ships' values. https://mercyships.ca/en/about-us/our-mission/ Satisfactory criminal record check (required upon hire). Legally able to work in Canada. Working Conditions Virtual Team meetings relate to the volunteer crew program community, recruitment groups at the International Support Center in Texas and members of other national offices. Travel: Some overnight travel will be required. 40-hour workweek: 8-hour shifts Monday to Friday with some flexibility to organize work schedule around the office hours of 8:00 am to 4:00 pm (in the time zone where the person is located) after the completion of a probationary period. Mercy Ships Canada's working conditions are aligned with the relevant provincial Employment Standards Acts. Salary in a range from $65,00 to $75,000
