Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) / réceptionniste proactif(ve) et organisé(e) pour soutenir les activités quotidiennes de plusieurs départements tout en assurant les responsabilités à la réception. Ce poste, en présentiel, est essentiel au maintien d’un environnement de travail structuré, efficace et accueillant, et contribue à promouvoir une culture d’entreprise positive et engageante. Vos responsabilités Accueillir les visiteurs, clients et fournisseurs en personne et au téléphone avec professionnalisme et courtoisie Gérer le courrier entrant et sortant, y compris l’envoi de factures et de chèques Organiser les envois et coordonner les services de messagerie Participer à l’entretien de l’équipement de bureau et assurer le lien avec les fournisseurs au besoin Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents (lettres, rapports, communications internes) Assurer le suivi des fournitures de bureau et effectuer les commandes nécessaires Gérer les demandes de cadeaux destinés aux clients et coordonner les envois des lettres des Fêtes Offrir un soutien administratif aux équipes des ressources humaines, de la comptabilité et du service à la clientèle Planifier les réunions, réserver les salles et coordonner les calendriers Contribuer à maintenir un environnement de travail accueillant, inclusif et positif Participer à l’organisation d’activités et d’événements favorisant l’engagement des employés Profil recherché Bilinguisme (français et anglais) avec d’excellentes compétences en communication écrite et orale 2 à 3 ans d’expérience dans un rôle administratif ou à la réception Maîtrise des outils et technologies de bureau, incluant Microsoft 365 Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités Attitude professionnelle, positive et orientée vers le service à la clientèle Créativité et intérêt pour contribuer à une expérience employé positive et à une culture d’entreprise dynamique
We’re looking for a proactive and detail-oriented Office Administrator / Receptionist to support day-to-day operations across multiple departments while managing front desk responsibilities. This on-site position is central to creating an organized, efficient, and welcoming workplace, and contributes to a positive and engaging company culture. What You’ll Do Welcome visitors, clients, and vendors in person and over the phone with a friendly and professional approach Handle incoming and outgoing mail, including processing invoices and cheques Arrange courier services and manage outgoing shipments Support the upkeep of office equipment and coordinate with service providers when required Draft, edit, and format documents such as letters, reports, and internal communications Monitor office supply levels and place orders to ensure everything is well stocked Oversee customer gift requests and assist with holiday mailings Provide administrative support to teams including HR, Accounting, and Customer Service Coordinate meeting schedules, book boardrooms, and manage calendars Help maintain a positive, inclusive, and welcoming office environment Assist with planning and organizing employee engagement activities and events What You Bring Fluency in both English and French, with strong written and verbal communication skills 2–3 years of experience in an administrative or reception role Comfort using office technology and tools, including Microsoft 365 Strong organizational and time-management skills, with the ability to juggle multiple priorities A professional, approachable, and customer-focused attitude A creative mindset and genuine interest in supporting a positive workplace culture
