Vous souhaitez jouer un rôle clé dans le succès d'une entreprise québécoise en pleine expansion? Vous avez à cœur d'assurer une expérience client exemplaire tout en offrant un soutien administratif? Ce poste est pour vous! Sommaire des principales fonctions:
Le ou la titulaire du poste d'Adjoint(e) administratif(ve) (réception) sera chargé(e) d'accueillir les visiteurs, de gérer les appels et la correspondance, et de coordonner diverses activités du bureau. Cette personne fournira un soutien administratif aux membres de la direction et des ressources humaines et participera à l'organisation de réunions ainsi qu'à la préparation de présentations PowerPoint pour le comité de direction.
Responsabilités: Réception et accueil : Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers la personne appropriée; Répondre aux demandes de renseignements par téléphone, en personne ou par voie électronique, et les acheminer si nécessaire; Traiter le courrier entrant et sortant (postal et électronique), gérer les envois de petits colis (FedEx, UPS); Accueillir les fournisseurs, signer les livraisons et gérer l’ouverture de la barrière pour les camions.
Soutien administratif : Fournir un support administratif aux membres de la direction (comptes de dépenses, numérisation, photocopie, etc.); Gérer les commandes de fournitures de bureau et maintenir l’inventaire; Assister à la programmation des puces d’accès pour les employés; Coordonner avec le gestionnaire du bâtiment et les équipes de nettoyage et de réparation pour résoudre les problèmes; Maintenir à jour les dossiers des dépenses de bureau; Soutenir les équipes dans leurs tâches administratives, participer à l’entrée de données et à la mise à jour de documents RH; Planifier l’arrivée des nouveaux employés et suivre les procédures établies; Entrer les factures RH dans le système SAP; Préparer des présentations PowerPoint pour le comité de direction; Effectuer toute tâche contribuant au bon fonctionnement général du bureau.
Coordination de réunions et de voyages : Organiser et planifier les réunions de la direction, réserver les salles et envoyer les invitations; Commander le traiteur et les fournitures pour les réunions du comité exécutif; Coordonner les voyages d’affaires et préparer les itinéraires, y compris la réservation des vols, hôtels et voitures de location.
Qualifications : Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou attestation d’études collégiales (AEC) en administration assortie d’une expérience pertinente; 1 à 3 ans d’expérience en tant que réceptionniste; Bilingue (français et anglais) à l’oral et à l’écrit. Attitude professionnelle et excellentes aptitudes pour le service à la clientèle; Capacité démontrée à communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit; Rigueur, souci du détail, capacité d’analyse et esprit de synthèse; Respect de la confidentialité et aptitude à travailler sous pression tout en gérant plusieurs tâches; Excellente gestion du temps et des priorités; Sens de l’initiative et capacité à travailler de manière autonome; Maîtrise des produits MS Office (PowerPoint, Excel, Word, Outlook, Teams);
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Summary of main duties: The Administrative Assistant (Reception) will be responsible for greeting visitors, handling calls and correspondence, and coordinating various office activities. This person will provide administrative support to members of management and human resources, and will help organize meetings and prepare PowerPoint presentations for the executive committee.
Responsibilities: Reception and greeting : Greet visitors, determine the purpose of their visit and direct them to the appropriate person; Respond to telephone, in-person and electronic inquiries, and route them if necessary; Process incoming and outgoing mail (postal and electronic), manage small parcel shipments (FedEx, UPS); Greet suppliers, sign for deliveries and manage the opening of the gate for trucks.
Administrative support : Provide administrative support to members of management (expense accounts, scanning, photocopying, etc.); Manage office supply orders and maintain inventory; Assist in programming employee access tags; Coordinate with building manager and cleaning and repair crews to resolve problems; Maintain up-to-date office expense records; Support teams in administrative tasks, participate in data entry and update HR documents; Plan the arrival of new employees and follow established procedures; Enter HR invoices into the SAP system; Prepare PowerPoint presentations for the management committee; Perform any task contributing to the smooth running of the office.
Meeting and travel coordination: Organize and schedule executive meetings, reserve rooms and send invitations; Order catering and supplies for executive committee meetings; Coordinate business travel and prepare itineraries, including booking flights, hotels and rental cars.
Qualifications: Diploma of Collegial Studies (DEC) in administration or Attestation of Collegial Studies (AEC) in administration with relevant experience; 1 to 3 years administrative experience; Bilingual (French and English), both written and spoken. Professional attitude and excellent customer service skills; Demonstrated ability to communicate effectively both orally and in writing; Thoroughness, attention to detail, analytical and synthesizing skills; Respect for confidentiality and ability to work under pressure while managing multiple tasks; Excellent management of time and priorities; Sense of initiative and ability to work independently; Proficiency in MS Office products (PowerPoint, Excel, Word, Outlook, Teams);